#26 Marketing và sự kết nối với các phòng ban khác
Một số chia sẻ cá nhân khi làm việc với các đội nhóm khác trong công ty.
Chào bạn,
Mình lại gặp nhau ở bức thư hàng tuần đây.
Mình khá bất ngờ là bức thư tuần trước được khá nhiều bạn repost và comment ủng hộ. Mình vui nhất là khi được thấy những chia sẻ và câu chuyện của mình hỗ trợ cho người khác như vậy.
Nếu bạn quan tâm đến chủ đề mối quan hệ cá nhân trong hành trình phát triển bản thân thì có thể đọc thử bức thư tuần trước của mình nhé:
Tuần này mình lại trở về với bức thư về chuyên môn Marketing mình đang làm hàng ngày. Và câu chuyện lần này là sự liên kết giữa đội nhóm Marketing với các phòng ban còn lại trong một tổ chức, công ty, doanh nghiệp theo các trải nghiệm của mình trong ngành từ hồi làm Agency đến In-house Brand.
Thực ra nhiều lúc mình cũng nghĩ lại định hướng cụ thể của phần chuyên môn trên Blog này. Vì so với mục tiêu viết của mình từ đầu thì càng ngày phần Marketing này giống như chia sẻ suy nghĩ, cập nhật công việc cá nhân chứ không có nhiều thông tin chuyên môn để mang cho bạn giá trị cụ thể.
Vì vậy, nếu bạn có góp ý gì cho mình về các bức thư liên quan đến chủ đề Digital Marketing hay có đề xuất câu hỏi, ý tưởng viết nào thì cứ nhắn riêng cho mình nhé. Cảm ơn bạn nhiều lắm.
Điều nhận ra sau khi làm Marketing tại một công ty duy nhất
Khi mình chuyển từ làm việc tại Agency với nhiều công ty khác nhau sang làm duy nhất với 01 công ty (In-house), điều khác biệt lớn và quan trọng nhất mình đã nhận ra luôn đó chính là mối liên kết giữa phòng Marketing với các phòng ban, đội nhóm khác* như Kinh doanh, Kế toán, Kho hàng, Nhân sự,...
*Các đội nhóm mình đang đề cập là các phòng ban thường có trong một môi trường doanh nghiệp tại Việt Nam và sẽ khác biệt về mặt tên gọi ở nhiều công ty khác nhau.
Vì Agency giống như một phòng Marketing thuê ngoài có sẵn nhân sự chuyên môn và mục tiêu của họ là hoàn thành đúng khối lượng công việc, đạt được kết quả Marketing như đã đặt ra trong hợp đồng. Mối liên kết chính của Agency là giữa các đội nhóm chuyên môn khác nhau và với chính Cilent - người đại diện cho công ty mà họ làm cùng.
Nhưng làm sang vị trí Cilent rồi thì mình mới biết thêm nhiều khía cạnh mới. Đó là:
Làm Marketing không phải chỉ nhận mục tiêu rồi làm đúng chuyên môn công việc của mình, mà còn là cách chúng ta hiểu được kế hoạch kinh doanh của công ty, vận hành giữa các phòng ban ngoài.
Làm Marketing không chỉ là điều phối các hoạt động giữa mọi người trong team mình, mà còn là cách giao tiếp, thuyết phục, giữ mối quan hệ với mọi người trong team khác.
Bạn có thể đọc thêm sự khác biệt giữa Agency và In-house trong bức thư cũ này:
Vì sao Marketing cần kết nối và đồng hành chứ không phải độc lập và riêng rẽ?
Điều này là bài học của mình gần đây khi bị sếp nhắn tin riêng và phàn nàn rằng: Chưa thấy sự kết nối của phòng Marketing với công ty, đặc biệt là phòng Sales?
Lúc đó mình đã trình bày ngô nghê rằng đội nhóm Marketing của mình vẫn đang tiếp nhận thông tin đều đặn từ phòng ban khác qua các luồng liên lạc (group chat, email). Vậy sự kết nối ở đây là gì và vì sao cần có trong một doanh nghiêp?
Trong cuốn This is Marketing của Seth Godin, có một ý nhắc đến công việc của Marketing chính là tạo ra trải nghiệm cho khách hàng.
Từ việc họ nhìn thấy quảng cáo bất kì trên mạng xã hội hay ngoài đường, họ vào cửa hàng và gặp nhân viên bán hàng, họ đặt hàng và chờ sản phẩm vận chuyển đến nhà, họ gọi điện đến phòng chăm sóc khách hàng để hỏi chỗ đổi trả gần nhà,…
Tất cả là một hành trình với nhiều điểm chạm liên tiếp từ một khách hàng với một thương hiệu, nên không chỉ các đội nhóm chuyên môn phụ trách mà Marketing cũng cần đồng hành trên các điểm chạm này.
Vì mục tiêu cuối cùng là giúp khách hàng có được trải nghiệm trọn vẹn nhất.
Cụ thể hơn, trong công ty mình đang làm (job thứ 2 ngoài Hà Nội), nhiệm vụ của team Marketing là đưa hình ảnh thương hiệu tiếp cận nhiều đối tượng cụ thể nhất, khiến họ nhớ đến và liên lạc trực tiếp khi có nhu cầu.
Tuy nhiên, sau khi họ liên lạc, cách thương hiệu phản hồi và chăm sóc cũng là điểm chạm quan trọng để xác định việc giữ chân được khách hàng quay lại không.
Lúc này team Marketing cần kết nối với các team khác như Sales (phụ trách bán hàng) hay Customer Service (phụ trách tư vấn, chăm sóc) để chắc chắn thông điệp được xuyên suốt, nội dung tư vấn sát nhất với nội dung đã quảng cáo.
Còn một khía cạnh khác của sự kết nối này đó chính là việc đặt bản thân ở một tổ chức cụ thể.
Mình tưởng tượng nó giống như một chiếc thuyền giữa biển khơi rộng lớn, có thuyền trưởng, hoa tiêu và rất nhiều thuyền viên phụ trách các nhiệm vụ khác nhau nhưng chung một mục tiêu chính là đưa được thuyền đến vùng biển nhiều cá nhất.
Chỉ cần một thuyền viên quên đi mục tiêu hay không rõ đường đi trên bản đồ thì việc thuyền đi chậm hơn hoặc rủi ro là lạc sang vùng biển khác là rất cao.
Vì vậy, việc chủ động quan sát và đề xuất các giải pháp để tăng tính liền mạch trong thông tin, kết nối với các phòng ban chung không còn là việc của cấp lãnh đạo, mà ngay cả các bộ phận nhỏ nhoi cũng nên chú ý.
Kinh nghiệm rút ra khi làm việc với một số phòng ban
Các môi trường mình đã làm đều là môi trường nhỏ, không có bộ máy nhân sự lớn hay quy trình phức tạp. Tuy nhiên, mình cũng tự rút ra một số điều khi đã tự mình làm việc với các phòng ban khác ngoài team Marketing của mình.
Mình ghi lại ở đây để tạo cẩm nang kinh nghiệm cho chính mình và bạn ở các môi trường có phòng ban tương tự:
1. Marketing với Product (Phát triển hoặc Nghiên cứu sản phẩm)
Đây là phòng ban có mối quan hệ mật thiết nhất với Marketing và mình cũng rất thích làm việc với mọi người ở đây.
Vì đây là phòng ban hiểu rõ sản phẩm của công ty nhất, là nguồn cung cấp insight sản phẩm vô cùng quý giá cho các ý tưởng Marketing sau này.
Một số điều mình thấy được khi làm việc với đồng nghiệp ở phòng ban này:
Marketing cần Product và ngược lại Product cũng cần Marketing y hệt để đưa cho họ các thông tin về thị trường, khách hàng, các phản hồi về sản phẩm mà đội Marketing nghiên cứu hàng ngày.
Giữ liên lạc thường xuyên và tạo mối quan hệ với các đồng nghiệp ở team này để chúng ta có thể nhắn tin, email, chuyện trò hàng ngày, giải đáp thắc mắc về sản phẩm bất kì lúc nào.
Sẽ có tranh luận trong việc phát triển sản phẩm dưới hai góc nhìn khác nhau, một bên là chuyên môn tạo ra ra sản phẩm tốt nhất, một bên là rút ra qua các trải nghiệm từ khách hàng thực tế nhưng mục tiêu cuối cùng vẫn là tìm ra điểm cân bằng để vừa giữ được thế mạnh của sản phẩm, vừa tiếp cận được khách hàng tốt nhất.
2. Marketing với Accountant/Finance (Kế toán hoặc Tài chính)
Khi mình làm sâu vào mảng Ecommerce, bắt đầu trực tiếp tạo ra một trong các dòng tiền của doanh nghiệp và tiếp xúc nhiều hơn với việc ‘‘đếm từng đồng đi rồi về’’, thì mình càng hiểu rõ hơn sức nặng của những đồng nghiệp đang chịu trách nhiệm về nguồn tiền, tài chính của một công ty.
Trong khi đó, Marketing ở nhiều môi trường (ở Việt Nam) vẫn được coi là phòng ban ‘‘tiêu tiền’’. Mỗi một ý tưởng Marketing, một đề xuất đưa ra cho công ty cũng chính là một số tiền nào đó sẽ trôi theo trong tương lai.
Và nhiệm vụ của mình ở team Marketing lúc đó chính là thuyết phục được sếp và đặc biệt là phòng ban Kế toán/Tài chính hiểu được giá trị của khoản đầu tư này. Để làm điều đó, mình đã sử dụng các cách thức sau:
Thay đổi ngôn ngữ từ chuyên môn Marketing sang ngôn ngữ tài chính, cụ thể là bạn tiêu X đồng thì bạn sẽ thu được Y đồng trong bao lâu và bằng cách nào. Còn để làm được thì đó là một hành trình học hỏi, hiểu rõ cách hoạt động các con số, biết lựa chọn ngôn từ và đưa ra luận điểm rõ ràng, chắc chắn nhất.
Chị Vân Anh của Newsletter Tự học Marketing có nhiều bài nói về chủ đề ngôn ngữ chính này, bạn có thể tham khảo thêm nhé:
Đặt bản thân là người đang chịu trách nhiệm về tài chính của công ty, không chỉ đầu tư cho Marketing, công ty còn rất nhiều khoản chi khác cho Nhân sự, Vận hành, Cơ sở vật chất,… nên việc chấp nhận và điều chỉnh ngân sách theo từng giai đoạn là chắc chắn phải có.
Từ trải nghiệm của bản thân, mình đã có nhiều cuộc tranh cãi căng thẳng và ảnh hưởng tâm trạng nhất khi làm việc với phòng ban này.
Nhưng sau cùng, mình hiểu ai cũng có trách nhiệm và nỗi niềm riêng trong công việc. Quan trọng là vẫn cố gắng tôn trọng và tìm cách thấu hiểu nhau hơn để đạt được mục tiêu chung cho công ty mình đang cùng làm việc.
3. Marketing với Sales (Kinh doanh, Bán hàng)
Chắc hẳn bạn từng đọc được một vài nội dung liên quan đến mối quan hệ căng thẳng giữa Marketing vs Sales trong một tổ chức: doanh thu về nhưng người được thưởng là Sales chứ không phải Marketing, bán được hàng là do Sales còn không ra đơn là đổ cho Marketing,…
Riêng mình thì có một góc nhìn khác. Đó là Marketing & Sales nên là hai phòng ban đi song song và liên kết sâu sắc nhất, Marketing có thể làm Sales và ngược lại.
Vì mục tiêu cuối cùng của hai phòng ban vẫn là tiếp cận đúng khách hàng và tạo ra được nguồn doanh thu cho công ty.
Dù chưa có trải nghiệm thực tế khi làm Sales trực tiếp (ngoài việc tối ưu chuyển đổi trên các kênh Digital) thì mình vẫn luôn muốn tìm cách để kết hợp tốt nhất với phòng ban này:
Đề xuất các cuộc họp định kì giữa hai team để thống nhất kế hoạch kinh doanh chung từ đó xác định xem có thể hỗ trợ nhau điều gì, cải thiện quy trình như thế nào để giảm chi phí và tăng doanh thu từng đợt.
Cập nhật kết quả giữa hai phòng ban liên tục như tuần này tiếp cận được bao nhiêu đối tượng tiềm năng, bao nhiêu đơn hàng đã hoàn thành, khách hàng có phản hồi như thế nào,…
Có tiêu chí và quyền lợi lương thưởng rõ ràng giữa hai team, cụ thể là chứng minh được kết quả doanh thu từ Marketing, tương tự như phần làm việc với phòng ban Tài chính bên trên.
Lời kết
Có rất nhiều kinh nghiệm được chia sẻ trên kia là điều hiện tại mình vẫn đang cố gắng đúc kết, học hỏi và cải thiện hàng ngày.
Mình vẫn có những cuộc tranh luận, bức xúc hay gặp phải vấn đề liên tục khi giao tiếp, làm việc với các phòng ban khác.
Thay vì ngồi trách móc hay đổ lỗi cho ai, mình sẽ chỉ tập trung vào mục tiêu cuối cùng và cố gắng dung hòa, cảm thông để công việc tiến hành một cách thuận lợi nhất.
Bức thư dài dòng tuần này đã kết thúc rồi. Mong sẽ cho bạn thêm thông tin nào đó về quy trình làm việc giữa Marketing và các phòng ban khác.
Cảm ơn bạn đã đọc hết.
Ly Bui