#8 Mình đã rèn luyện kỹ năng và tư duy lên kế hoạch như thế nào?
Mình nhận được câu hỏi từ độc giả trên Substack và triển khai bài viết này.
Chào bạn,
Đây là tuần cuối cùng làm việc trước khi nghỉ Tết Nguyên Đán rồi. Bạn đã có dự định gì cho kì nghỉ Tết sắp tới chưa?
Mình là Ly Bui - đang học viết trên Substack. Mình gửi các bức thư dài định kì hàng tuần để cập nhật tới bạn những kiến thức, trải nghiệm, tư duy về digital marketing, tự học và phát triển bản thân mà mình đúc rút và thực hành hàng ngày. Bạn có thể nắm kĩ hơn tại đây nhé.Hiện tại mình đang ở Hà Nội và chuẩn bị về quê ăn Tết, tuần sau gia đình mình sẽ có chuyến du lịch dài ngày đầu tiên sau rất nhiều năm chỉ ăn Tết tại quê nhà.
Dù có những sự kiện và mối bận tâm khác với thường ngày, nhưng mình vẫn thực hiện đúng thói quen đã hình thành từ đầu đó là dành thời gian để lên kế hoạch cá nhân cho tuần và tháng mới sắp tới.
Trong các bức thư trước, mình nhắc khá nhiều đến từ khóa “lên kế hoạch”. Và mình còn nhận được tin nhắn riêng để hỏi kĩ hơn về chủ đề này (cảm ơn chị
đã đặt câu hỏi ạ):
Đúng là việc lập kế hoạch cả trong cuộc sống cá nhân và công việc đã trở thành một thói quen tiềm thức mà mình sẽ suy nghĩ đến ngay khi chuẩn bị làm gì đó.
Sau khi nhận được tin nhắn này, mình mới giật mình nhớ lại, “Mình học kỹ năng này ở đâu nhỉ?” “Tại sao mình rèn luyện được việc này nhỉ?”.
Vậy nên bức thư này đã ra đời, tổng hợp tất cả kinh nghiệm cá nhân mình đã thực hành và rút ra được để rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch.
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Khi nghiên cứu kĩ định nghĩa cụ thể, mình mới nhận ra có rất nhiều góc nhìn, quan điểm khác nhau về việc lập kế hoạch.
Từ điển Collins giải thích lập kế hoạch là suy nghĩ chi tiết các công việc cần làm trước khi bắt tay vào thực thi.
Tác giả Wendy Marshall cũng có một bài viết rất hay về tư duy đằng sau việc lập kế hoạch, trong đó lập kế hoạch giống như một hành trình, mình có điểm bắt đầu - nơi mình đang đứng và điểm kết thúc - mục tiêu mình đạt được. Lên kế hoạch đạt được mục tiêu đó chính là tạo một bản đồ để biết đường đi đến điểm cuối.
Mình cũng bị phân vân giữa việc gọi công việc lập kế hoạch này là kỹ năng hay tư duy. Sau khi đọc kĩ định nghĩa của “mindset” và ‘‘skillset”, dưới quan điểm của bản thân, trước tiên mình coi Lập kế hoạch là một Kỹ năng cá nhân quan trọng, nhưng để duy trì và nâng cao kỹ năng này thì mình cần biến nó thành một Tư duy gắn với thái độ, niềm tin của chính mình.
Tại sao cần lên kế hoạch cho mọi công việc?
“If you fail to plan, you are planning to fail” - Benjamin FranklinChủ động chuẩn bị sẵn sàng cho mọi tình huống
Khi làm việc, mình được sếp và đồng nghiệp nhận xét là “chủ động trong công việc”. Hồi mới đi làm, mình cũng thắc mắc thế nào là chủ động, tại sao mình được nhận xét như vậy trong khi mình chỉ làm đúng những việc mình được giao thôi?
Cho đến khi lên làm quản lý chung hay team leader cho các đội nhóm nhỏ, mình phân biệt được nhân sự chủ động ở đây là biết mình phải làm gì và biết tìm cách để hoàn thành điều đó.
Và để làm được điều đó, chúng ta cần có kỹ năng lập kế hoạch. Chỉ đơn giản là xác nhận kỹ kết quả công việc cụ thể mà đối phương muốn nhận được, sau đó đối chiếu với năng lực, khối lượng công việc của mình và vạch ra một con đường để đạt được kết quả đó trong thời gian cho phép.
Nhờ việc đó, mỗi người sẽ có hình dung cụ thể mình phải làm gì, mình cần thêm nguồn lực gì, mình mất bao lâu để hoàn thành,…
Tạo cảm giác an tâm trước khi bắt tay vào làm
Dù là công việc quen thuộc hay mới mẻ, ít nhất chúng ta từng có một cảm giác e sợ, dè chừng trước khi bắt đầu vào làm. Mình cũng gặp phải trường hợp này rất nhiều, gần đây là khi làm Vision Board cá nhân.
Có thể do chưa đủ tự tin vào năng lực bản thân, sợ hãi các biến số bất ngờ xuất hiện trong quá trình làm, không dám bước ra vùng an toàn hiện tại,…
Nhưng khi tạo kế hoạch thực hiện trước khi làm, mình cảm thấy tự tin được cải thiện hơn rất nhiều vì mình biết mục tiêu phải đạt được, các công việc nhỏ mình phải làm xong,…
Cơ hội để đánh giá lại bản thân và hoàn cảnh xung quanh
Điều này áp dụng cho cả việc lên kế hoạch trong công việc và cá nhân luôn. Cũng là điều mình mới nhận ra khi tập trung nghiêm túc vào việc đánh giá bản thân trong năm cũ và lên kế hoạch cho năm mới.
Để tạo được một kế hoạch đủ chi tiết và thực tế nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng, chúng ta cần phải có một bước quan trọng là đánh giá lại bối cảnh xung quanh và chính nguồn lực của cá nhân, công ty mình.
Trong file kế hoạch công việc gửi sếp, mình sẽ luôn có phần nghiên cứu bối cảnh thị trường và đối thủ hiện tại, sau đó là đánh giá các kết quả đã đạt được của công ty. Từ đấy, mình có đủ dữ liệu và căn cứ để đề xuất các chiến lược hay phương pháp mới theo mục tiêu được giao.
04 cách học và rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch
1. Luyện tập từ các công việc hàng ngày
Như đã chia sẻ ở trên, mình không học khóa học hay đọc một quyển sách cụ thể nào nói về kỹ năng lập kế hoạch.
Việc mình có được kỹ năng và phát triển thành tư duy cá nhân là nhờ nghiêm túc luyện tập qua các công việc nhỏ.
Hồi đi học, mình phải sắp xếp thời khóa biểu riêng để vừa học đủ các môn trên trường vừa có thời gian đi học thêm bên ngoài. Lúc đầu có thể cần thầy cô, bố mẹ nhắc nhở nhưng sau đó mình tự biết lập thời khóa biểu riêng cho bản thân.
Lên Đại học, mình tiếp tục cân đối lịch để vừa học vừa làm thêm bên ngoài lấy kinh nghiệm thực tế. Kế hoạch của mình chỉ đơn giản là các bảng To-do-list hàng ngày. Mình sẽ liệt kê các công việc chính cần hoàn thành trong từng ngày, ghi vào sổ riêng hoặc trên note của Laptop. Khi nào xong thì tick done ngay lập tức (mình từng có niềm vui nhỏ là tick done hết các công việc trong ngày :’’).
Khi đi làm, bảng To-do-list của mình dày hơn và phát triển dần thành các file sheet công việc cụ thể. Đi cùng trách nhiệm và chức vụ lớn hơn, mình cải thiện dần file kế hoạch chỉn chu và chuyên nghiệp hơn để người nhận hiểu được mục tiêu và các công việc cần hoàn thành.
2. Sử dụng công cụ hỗ trợ việc lập kế hoạch
Mình nghĩ nếu chỉ có bộ não của bản thân thì không thể nhớ được hết tất cả công việc nhỏ cần làm nên việc tìm kiếm và áp dụng các công cụ phù hợp để áp dụng cho năng suất bản thân là rất quan trọng.
Như nhu cầu lập kế hoạch cá nhân theo ngày - tháng - quý - năm, mình đã từng thử qua Google Calendar, Notion, Todoist và hiện tại đang sử dụng Quire.
Nhờ có công cụ này, mình chỉ cần dành một khoảng thời gian để liệt kê các công việc phải làm kèm thời gian rõ ràng, sau đó công cụ sẽ tự điều chỉnh lịch trình và tạo thông báo nhắc nhở tự động. Mình tiết kiệm thời gian và năng lực để tập trung thực hiện công việc hơn.
Riêng với công việc chuyên môn, tùy vào loại hình bạn đang làm để sử dụng công cụ phù hợp. Như công ty hiện tại của mình đang sử dụng nền tảng Base để quản lý công việc của các thành viên, mình cũng tự điều chỉnh kế hoạch trên đó.
Với các file công việc cần thuyết trình và gửi cho nhiều phòng ban, mình thường sử dụng Google Slide hoặc Figma để thể hiện kế hoạch bằng cả hình ảnh và câu chữ.
3. Áp dụng ở mọi hoàn cảnh, ngay cả với người xung quanh
Ở trên mình nhắc nhiều ví dụ liên quan đến lập kế hoạch cá nhân và công việc, nhưng thật ra mình còn áp dụng kỹ năng này vào các công việc khác không chỉ liên quan đến cá nhân.
Cụ thể mình lập kế hoạch du lịch cho nhóm bạn thân và gia đình, mình tạo kế hoạch ăn uống cho bạn bè,…
Đó đều là các công việc không chỉ ảnh hưởng đến mình mà có tác động với những người xung quanh mình. Nhưng mọi người vẫn thấu hiểu và đồng ý mình thực hiện việc này, dù tốn công hay mất nhiều thời gian ở giai đoạn đầu.
Vì mọi người đều tin rằng có một kế hoạch tốt chính là đạt được 50% thành công rồi.
4. Tạo thói quen và biến nó thành tư duy cá nhân
Ở các bức thư trước, mình đã chia sẻ về tầm quan trọng của việc hình thành thói quen và chuyển đổi tư duy, trong đó có việc lập kế hoạch này.
Mình sẽ không thể hiểu được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch cá nhân nếu bản thân không tự mình lặp đi lặp lại công việc sắp xếp tasks theo tuần - tháng - năm.
Mình sẽ không thể được sếp tin tưởng và giao phó các công việc quan trọng ở công ty cũ và hiện tại nếu không chủ động tạo kế hoạch, trình bày cho sếp hiểu rõ.
Thời gian đầu có thể thấy chán nản, mệt mỏi, cảm thấy tốn năng lượng để sắp xếp lại mọi thứ. Nhưng khi làm liên tục, mình tự thấy được lợi ích của việc đó và dần dần làm theo bản năng chứ không cần nhắc nhở.
Kết bài
Mình muốn cảm ơn chị
một lần nữa vì đã đưa ra câu hỏi và đề xuất giúp mình một ý tưởng viết bài lý tưởng như vậy. Mình sẽ không thể hiểu rõ bản thân chi tiết nếu không có thời gian ngồi suy ngẫm và viết lại toàn bộ trải nghiệm cá nhân này.Mong rằng bạn sẽ rút được cho riêng bản thân một chút kinh nghiệm để rèn luyện kỹ năng lên kế hoạch.
Tuần sau là Tết Nguyên Đán rồi, mình xin phép dời lịch gửi bức thư tiếp theo sang cuối tuần sau nhé. Chúc mọi người có một kì nghỉ Tết vui vẻ và ấm áp bên gia đình, người thân.
Cảm ơn bạn đã đọc hết.
Ly Bui
Bài viết này nông vậy nhỉ, ko đi vào sâu 1 topic nào cả. Cũng ko đưa ra góc nhìn yếu điểm lập kh, khi nào nên và ko nên lập kế hoạch :)
Cảm ơn Ly ^^